英語で「報連相」:報告の英語表現

 仕事は「報連相」抜きできちんと進めることはできません。それは英語の世界でも同じです。今回はいくつかの場面に分けて、報告を中心に連絡、相談の英会話表現をまとめてみました。報告を受けて質問したり確認したりする言い回しも加えましたので、ご参考にしてください。

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1.注文、売上などの事実について報告する。

(1)注文
We got ten new orders last week.
 先週新しい注文が10件入りました。

The number of orders from A company decreased by 30%.
 A社からの注文数が30%減りました。
・数値の増減の幅を示す時は、byを使います。

(2)売上
Our sales are up by 20% this year.
 今年の売上は20%上昇しました。

The total sales are still below target.
 売上総額はまだ目標に達していません。

(3)分析
I would like to talk about the analysis of our cost structure.
 当社の原価構成の分析について報告いたします。
・cost structure:費用(原価)構成
・「報告する」のreportは少し固いので、会議など改まった場所向けです。

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2.〜であることがわかった、今のところこう思う

 I found, I discovered, It seemsなどを具体的な内容と組み合わせます。

I discovered that our overhead costs were far over budget.
 諸経費が予算をはるかに上回ることがわかりました。
・overhead costs:諸経費、一般費用
・「予算を上回る」は、exceed the budget と言うこともできます。

I found this was my mistake.
 これは私のミスだとわかりました。

It seems B company’s check didn’t clear.
 B社の小切手が決済されなかったようです。

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3.報告を受けた場合

 お礼、確認、質問などの言い方です。
(1)お礼
Thank you for letting me know.
 知らせてくれてありがとう。

(2)知らなかった時
I have never heard of it.
 それについては聞いたことがありません。

(3)質問
Where did you get that data?
 そのデータはどこで手に入れたのですか?

(4)確認
Are you certain about that?
 その話は確かですか?

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4.業務上で何か問題があって相談する場合

(1)考えを述べる
I think we need to add staff in charge of the project.
 このプロジェクトの担当を増員する必要があると思います。
 in charge of:〜を担当する

(2)事実を告げて対応を尋ねる
It seems we are behind the schedule. How can we finish by the deadline?
 予定より遅れているようです。どうすれば締め切りに間に合わせられるでしょうか?
・behind the schedule:予定に遅れて
・deadline:締め切り

(3)意見を求める
What do you think about redoing the report?
 レポートを書き直した方がいいと思いますか?
・redo:やり直す

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5.確かでないことを報告する。

 事実とは確認できないことをとりあえず一報することもありますね。

(1)人づてに聞いた時点でその内容を伝える。
This is just what I heard, but they may move to a new office next year.
 聞いた話ですが、あの会社は来年新社屋に移転するようです。

(2)伝聞情報の報告を受けて、それは事実だと告げる。
Yes, what you heard is correct.
 あなたが聞いたとおりです。

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6.出張から帰って報告する

 出張の後は文書で出張報告を提出しますが、それができ上がる前に要点をまとめて口頭で報告します。

(1)面会した人について報告する
I met the president. He gave me a detailed explanation of their business plan.
 社長と会い、事業計画について詳細な説明を受けました。
・business plan:事業計画
・detailed:詳細な

(2)感想を述べる
I was very impressed with their products, and their eagerness to expand the business in Japan.
 彼らの商品と、日本での営業展開の意欲にとても良い印象を受けました。
・be impressed with:〜に良い印象を受ける
・expand:拡大する

I had a feeling that he was in favor of our proposal.
 彼は当社の提案に賛成しているように感じました。
・in favor of:〜に賛成して

We had a very productive meeting.
 実のある話ができました。
・productive:生産性の高い

We could make the most of our time.
 時間を最大限に活用できました。
・make the most of 〜を最大限に活用する

(3)報告を受ける人が感想を尋ねる
Did you have a successful meeting?
 面会はうまくいった?
・先ほどのproductiveと同じような意味合いのsuccessfulです。

Did the meeting go well in C company?
 C社での会議はうまくいった?(順調だった?)

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7.引き継ぎ

 報告というと上司に対するものというイメージですが、仕事を同僚に引き継ぐ作業も、会社を継続的に動かしていくのに欠かせないもので、これも広い意味では報告のひとつと考えていいでしょう。

Here is an updated list of my clients.
 私の得意先の最新のリストです。
・updated:更新された→最新の
 日本語でも「最新の」という意味で「アップトゥデート」を使いますね。上の英文で、updatedをup-to-dateで置き換えることは可能です。ただし文字にする時にはハイフン付きの一語です。up to dateと分けて書く場合には、名詞の前に直接置かず、Is this machine up to date? という形で使います。

I’d like to introduce you to Mr. D face-to-face early next week.
 来週早々にD氏に直接紹介します。
・face-to-face:直接に、対面で
・introduce A to B:AをBに紹介する

 いかがでしたか?一口に報告といってもいろいろな場合や相手があります。会議での報告では自然と表現も少し改まったものになりますが、基本パターンは同じですのでしっかり練習しておきましょう!

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