受付で何といえばいいの?会社訪問で使えるフレーズ集~ビジネス英会話初級編6

海外でクライアントへ訪問したとき、受付で何と伝えればいいのでしょうか。今回は、会社訪問の際に受付でするやりとりを確認していきたいと思います。

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(1) 用件を伝えるには“have an appointment”を使おう

日本から海外出張をして会社訪問をする場合、事前にアポイントメントを取った上で訪問することが多いのではと思います。受付に着いたらまず“have an appointment”を使って用件を簡潔に伝えましょう。

<会話例1>

□ Reception: “May I help you?”
 (受付 : 用件をお伺いいたします。)
■ Visitor: “I have an appointment with Ms. Cook in marketing department at 2 o’clock.”
 (訪問者:マーケティング部のクック様と2時に約束しているのですが。)

このフレーズの作り方は“with”のあとに「会いたい人」を、“at”のあとに「約束の時間」を当てはめます。 約束をせずに相手先に訪問する場合には、下記のように担当者を呼び出してもらいましょう。

■ “May I see Ms. Cook, Please.”
■ “I would like to see Ms. Cook, Please.”
 (クック様にお会いしたいのですが。)

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(2) 自己紹介は“I am〜”で簡単にしよう

また通常受付では、入館の手続きとして名前や会社名を尋ねられることが多いです。

<会話例2>

□ Reception: “May I have your name?”
 (受付:お名前を頂戴できますか?)
■ Visitor: “I'm Yumiko Yamada. This is Kerry Chen.”
 (訪問者:ヤマダユミコです。こちらはケリー・チャンです。)

受付で自己紹介を答えるときは“I’m〜”を使って簡潔に伝えるのが一般的です。また、同行者の名前を合わせて伝えるときには“He/She is 〜”ではなく、“This is〜”を使います。

<会話例3>

□ Reception: “May I ask which company you work for? ”
 (受付:会社名をお伺いしていいでしょうか。)
■ Visitor:“We work for Englista corporation.”
 (訪問者:イングリスタコーポレーションです。)

もちろん会社名だけを答えても通じますが、“work for〜”を使って文章で答えるとより丁寧な回答になりますね。
状況によっては本来の担当者の代理で急遽訪問することもあるのではないでしょうか。その場合は“in place of〜”を使ってこのように言いましょう。

■ “I came here in place of Mr. Smith.”
 (スミスの代理で参りました。)

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(3)受付で使えるそのほかフレーズ

最後に、そのほか受付でのやりとりで使える表現をご紹介したいと思います。

<会話例4>

□ Reception: “May I check your ID?”
 (受付:身分証明書を確認させて頂けますか。)
■ Visitor: “(Of course) Sure.”
 (訪問者:(もちろん)大丈夫です。)

身分証明などの提示やビジターカードの記入を求められたときなど、“Sure.”というあいづちはとても便利に使うことができます。

余談ですが、海外のオフィスビルは日本に比べてセキュリティが厳しいところが多い印象です。ビルに入館するために身分証明としてパスポートや名刺の提示を求められることがあるので、事前に確認するか、念のため携帯しておくなど準備があると慌てずに済むかもしれません。

会いたい担当者がすぐに対応できないなんてことも、よくあるシチュエーションですね。こんな風にさらっと言えるとスマートではないでしょうか。

<会話例5>

□ Reception: “I’m afraid that Ms. Cook is still in the meeting.”
  (受付:申し訳ないのですがクックはまだミーティング中でして。)
■ Visitor:“No problem. Would you mind waiting here for her?”
  (訪問者:大丈夫です。こちらで待たせてもらっても構いませんか。)

<会話例6>

□ Reception: “Would you like coffee while you are waiting?”
  (受付:お待ちの間、コーヒーはいかがですか。)
■ Visitor:“That would be great. Thank you very much.”
  (訪問者:いいですね。ありがとうございます。)
■ “No thanks. Thank you.”
  (訪問者:結構です。ありがとうございます。)

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(4)まとめ

受付でのやりとりで使われるフレーズはそれほど難しい単語が使われているわけではありませんが、焦ってしまうとせっかく勉強したフレーズも出てこなくなってしまいます。
「焦らず、ゆっくりと」をモットーに会社訪問を是非成功させてくださいね。

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