英語でビジネスメール~見積書の取り方

photo 英語でビジネスメール・見積書の取り方

仕事でモノやサービスを探すとき、まずは見積書を取ることが作業の第一歩になりますよね。見積書のことをProforma Invoice またはQuotationと言います。必要なモノ・サービスの条件を先方に提示することが、この後に続くやりとりの土台になりますので簡潔に明確に伝えましょう。
今回は、見積書の取り方についてご案内します。

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■見積書の送付依頼:Request of proforma invoice/quotation

まずは、どんなモノ・サービスの購入を検討しているのかを伝えます。個数、メーカー、モデルなど、希望する詳細も明記します。

・We are looking to purchase/ We would like to purchase ◯◯ with the following requirements. 
Please check and send us the proforma invoice. 
(下記の要件で◯◯の購入を検討しています。内容ご確認の上、見積書をお送り下さい。)

急ぎの場合や、期日を指定したい場合は以下の一文を最後に付け加えて下さい。

・urgently.(至急)
・as soon as possible.(出来るだけ早く)
・by Monday, 1st March.(3月1日月曜日までに)

「following requirements」には次のようなものが入ってくると思います。上記の文に続けて箇条書きに連ねると分かりやすいでしょう。

・Quantity(数量)
・Make and model(メーカーと型式)
・Delivery deadline(納期)
・Place of delivery(納入場所)
・Payment terms(支払条件)
・Method of payment(支払方法)

指定する仕様が細かい場合は仕様書(Specification)も添付します。

もし、先方に在庫がない場合は代替品の提案もしてもらえるよう、提示する仕様にはある程度の幅を持たせておくとよいでしょう。柔軟な表現にしておくと先方からの反応や代替案が得やすかったりします。
その際は、「about」または「approximately」(約、だいたい~くらい)、「more than」(~以上)、「less than」(~以下)「preferably」(望ましい)などの表現を使います。

・Delivery deadline : preferably by 30th March.
(配送は3月30日までに完了することが望ましい。)

特に指定のメーカーがない場合は、「Reference model / make」(参考モデル/銘柄)を提示してもよいかもしれません。

また他にも、会議場など、場所の見積書を取る場合も要領は同じです。使用目的と日時、さらに詳しい要望があれば伝えます。

・We are looking for the venue for the meeting we are planning to hold on 1st March. Please send us the proforma invoice according to the following requirements.
(3月1日に開催予定のミーティングのための会場を探しています。下記条件を満たす見積書をお送り下さい。)
・Starting time and number of hours(開始時間および所要時間)
・Number of attendants(参加人数)
・Requirements for drink / snack / lunch / dinner(飲み物/軽食/昼食/ディナーの必要有無)
・Refreshments for 50 people(軽食50人分)

マイク(mic / microphone)やプロジェクター(projector)、演台(podium)、ポインター(pointer)などが必要であれば、個数とともに加えましょう。

送られてきた見積書に「USD ◯◯per pax」と書いてあったら、「一人当たり◯◯ドル」の意味です。

・pax=person/s

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■見積書が送られてきたら:When you receive the proforma invoice / quotation

内容が依頼要件に合致していることを確認し、必要に応じてさらに詳細を詰めます。

まずは、「Thank you for the proforma invoice / for your proposal.」(見積書の送付/ご提案ありがとうございます)とした上で、こちらからのフィードバックを伝えます。

・Please send us the specification for the model XXXX.
(型番XXXXの仕様書をお送り頂けますか。)
・Is there any additional cost for ◯◯?
(◯◯には追加料金はかかりますか?)
・Would you accept our payment terms?
(当方の支払条件に沿ってご対応いただくことは可能ですか?)
・Could you send us the catalogue?
(カタログをお送り頂けますか?)
・Could we have some samples?
(いくつかサンプルを頂くことは出来ますか?)
・We would like to purchase ◯◯. We will prepare the order sheet and send you.
(◯◯を購入希望です。発注書を用意してお送りします。)

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■さらに情報収集が必要な場合:For further details

情報を得た上で実物を見てから決めたい、あるいは会って詳細を確認したい、説明を受けたいというケースもありますよね。

・We would like to discuss about / on ◯◯.
(◯◯についてご相談させていただきたいと存じます。) 
・Could we visit you to view the actual products?
(御社へ伺って実際の商品を見せていただくことは出来ますか?)
・We would like to be explained more about your products / services. Could you visit us on 1st March?
(御社の商品/サービスについてもっとご説明を伺いたいと思います。3月1日に当社へお越し頂くことは出来ますか?)
・Could you send us the contract draft?
(契約書案をお送りいただけますか?)
・Please see our proposal on ◯◯ and advise.
(◯◯に関して当社の提案をご確認いただき、ご連絡いただけますか。)

不明な点があったら、今のうちにしっかり聞いておきましょう。

・We would need your clarification on ◯◯.
(◯◯の点について明確にしていただけますか。)

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■発注:Placing order

購入が決まったら、発注手続きに進みます。

・As per your proforma invoice number XXXX dated 1stMarch, we would like to place a purchase order for the following item/s.
(3月1日付御社の見積書(番号XXXX)により、下記のとおり発注致します。)
・Please receive the order sheet attached.
(添付の発注書をご確認ください。)
・Please let us know the estimated delivery date.
(発送予定日をお知らせください。)
・When could we expect the delivery?
(配送日はいつになりますか?)
・We would like to receive by 30th March.
(3月30日までに受け取り希望です。)

先方から、「Could we be of any help regarding the proforma invoice sent you on 1st March?」(3月1日にお送りした見積書の件、その後いかがですか?)などと問合せが来るかもしれませんね。

・Currently it is under consideration/review. We will let you know once confirmed.
(現在検討中です。確定次第ご連絡いたします。)
・We regret that we have decided to purchase from the other company this time.
(申し訳ございませんが、今回は他社からの購入を決定した次第です。)

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■発注内容変更:Change of the order

発注したあとの変更は出来るだけ避けたいものですが、どうしても避けられない場合は次のように依頼します。
「Due to~」(~の事情により)と変更の理由を告げて、依頼したい対応を述べます。

・Due to the absence of the person in charge on that day、 ・・・
(あいにくその日は担当者が不在となるため・・・)
・Due to unavoidable circumstances, ・・・
(やむを得ない事情により、・・・)
・ we would like to postpone the date of delivery/change the place of delivery.
(配送日の延期/配送場所の変更をお願いしたいのですが。)
・we would like to change the quantity as follows;
(数量を以下のように変更お願いしたいのですが。)
・Your understanding and cooperation are highly appreciated.
(ご理解とご協力ありがとうございます。)
・we would appreciate if you could accept the cancel request.
(キャンセルをご了承いただけるとありがたいのですが。)
・We apologise for any inconvenience caused.
(ご迷惑をお詫び申し上げます。)
・Please accept our sincere apologies.
(心からお詫び申し上げます。)

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■支払:Payment

・Please send us the invoice.
(請求書をお送りください。)
・We will proceed payment by due date.
(支払期日までに手続きを行います。)
・Please let us know the current status of the payment.
(支払について現在の状況をお知らせいただけますか。)

支払手続きの進捗について、先方から問い合わせがあった場合の返答例です。

・The payment is currently in process. Please expect by tomorrow.
(現在手続き中です。明日には準備出来る予定です。)
・The payment will be complete by the this month end.
(支払手続きは今月末までに完了予定です。)
・The fund is being transferred today. Please expect the arrival within 3 days.
(送金は本日実行予定です。入金されるまで3日ほどお待ちください。)
・Please let us know if the arrival of the fund cannot be confirmed by next week.
(来週までに入金が確認出来ない場合はご連絡ください。)

ところで、上記に挙げた4つの例のように、ビジネスメールでは受動態が多用されるという特徴があります。
I/You/Weなど、動作を行う人ではなく対象となるモノや事柄を主語に設定することによって客観的な印象を与えることが出来るため、オフィシャルな文章に向いています。

自分で文章を作成するときも受動態を使うようにすると、かしこまった雰囲気が出せますので意識してみるとよいでしょう。

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■まとめ

以上、見積書の取り方から始まる一連のやりとりをご紹介しました。ビジネスメールは余計な装飾がなく、必要事項を述べるだけというのが基本ですので、ある程度のパターンを覚えてしまえば単語の入れ替えだけで、かなり対応出来ると思います。
足りない部分は電話で伝える、実際に会うなどして補う工夫をしてください。

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