電話したら相手が不在!すぐ身につく対応パターン

取引先に電話をかけたところ、相手が不在でした。伝言を残す、折り返しの電話をお願いする、自分からかけ直す、といった選択肢があなたにはありますが、これらを英語でどう言えばいいでしょうか?

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1.伝言を残す

最初に、電話を取ってくれた人に伝言をお願いする表現です。伝言の内容は、何の用件で電話をかけたのか、あるいは単に電話したということを伝えてほしいというだけの場合もありますが、とにかくまずこう言いましょう。

☆ Can I leave a message?
 伝言をお願いできますか?

(会話例1)

May I speak with Mr. John Brown?
 ジョン・ブラウンさんをお願いできますか?

I'm sorry, but Mr. Brown is not in at the moment.
 申し訳ございませんが、ブラウンは今外出しております。

I see. Can I leave a message?
 わかりました。伝言をお願いできますか?

☆ Could you tell him/her that 〜?
 彼(彼女)に〜とお伝えいただけますか?

先ほどの会話例1で、相手が、「外出しております」に続けて

May I take a message?
 ご伝言を承りましょうか?

と言ってくれたら、Can I leave a message?と言う必要はありませんので、伝えてほしい内容を話しますが、これには、Could you tell him/her that 〜 や、Please tell him/her that 〜 を使います。

Could you tell him that I'll be a little late for the appointment with him today?
 お約束に少し遅れるとお伝えいただけますか?

Please tell her that I called.
 電話があったことをお伝え下さい。

これもよく使います。簡単な言い方なのでぜひ覚えておいてくださいね。

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2.折り返し電話してもらう

かんたんにメッセージを残すだけでは十分でない時などは、折り返してもらうか、自分からかけ直すか、どちらかになりますね。

私が新人の時は、なるべく相手にアクションを求めないようにと言われました。何時頃戻るかがわかればこちらからかける、ということです。ただ、自分がその日はずっとオフィスにいるのなら、相手の都合の良い時にかけ直してもらった方が親切とも考えられますね。
そのあたりは会社の決めたマナーや、ご自分が教えられた通りにやっていただければいいと思いますが、ここではまず、折り返し連絡してもらうように頼む時の言い方です。

☆ Can you ask him to call me back?
 お電話いただけるよう、お伝えいただけますか?

(会話例2)

Is Mr. Tanaka there?
 田中さんいらっしゃいますか?

Ms. Tanaka is in a meeting now. She should be out by 11:00.
 田中は今会議中ですが、11時までには終わります。

Can you ask her to call me back when the meeting is over?
 会議が終わりましたらお電話いただきたいとお伝えいただけますか?

☆ Please ask him/her to call me at 〜.
 〜(番号)までお電話くださるようご伝言をお願いします。

相手が自分の連絡先を知っているのが確実ならば、こちらの番号は省略することもできますが、できるだけこのように自分の番号を伝えておく方がいいですね。

また、会話例2のやり取りに続いて、電話に出た人が

Does she have your number?
 電話番号は存じあげておりますか?

と聞いてくれた時も、このように番号を教えてあげましょう。
知っているはずだけれど念のため、という時は

I believe she does, but just in case, it's 03-4567-8901.
 ご存じだとは思いますが、念のために、03-4567-8901です。

just in caseは「念のため」「もしもの時のために」という意味で、この場合は just in case he/she doesn’t know it, ということなので、その通り言ってもかまいません。

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3.改めてかけ直す

次は、自分から後でかけ直すと伝える時の表現です。戻りの時間やスケジュールを「恐れ入りますが、いつ頃お戻りでしょうか」「いつごろ連絡できますか」と聞いたり、先方から先に教えてくれたりして相手の都合がわかったら、自分が「いつ」かけ直すかを言うといいですね。

☆ I’ll call him/her (back) in an hour (two hours, tomorrow).
 1時間後(2時間後、明日)かけ直します。

call “back” というとかけてもらった方がかけ直すような感じを持つかもしれませんが、単に「かけ直す」もcall backと言って大丈夫です。

(会話例3)

May I speak to Mr. Williams?
 ウィリアムズさんはいらっしゃいますか?

I'm sorry, but Mr. Williams isn't available at the moment.
 申し訳ございませんが、ウィリアムズは現在外出しております。

Do you know when I can reach him again?
 いつ頃ご連絡すればよろしいでしょうか?

He should be back in about half an hour.
 今から30分もすれば戻ると思います。

Then I'll call him back in 30 minutes.
 では30分後にかけ直します。

次のような言い方もあります。

I'll contact him/her again tomorrow.
 明日また電話します。

I'll get back to him/her this afternoon.
 今日の午後また電話します。

get back to 人は、「(人)に返事をする、(人)にあらためて連絡を取る」なので電話をかけ直す時にも使えます。

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4.保留して待つ

最後に、外出などではなく別の電話中だったり、たまたま席を外していたりする場合、お互いかけ直すのではなくそのまま少し待たせてもらうこともありますね。

☆ I’d like to hold. / Can I hold?
 待たせていただきます。/ 待たせていただけますか?

holdはhold the lineのことで、電話を切らずに待つという意味です。

(会話例4)

Is Mr. Ohashi available?
 大橋さんはいらっしゃいますか?

He is on another line right now. Would you like him to call you back?
 ただいま別の電話に出ております。折り返しお電話させましょうか?

I'd rather hold.
 お待ちしたいのですが。

ここでは、相手が尋ねた折り返し「よりも」待ちたいという意味で、ratherを使っています。

必ずしもholdでなくても、「待つ」を文字どおりwaitでもいいです。また、少し丁寧に言うなら

I'd rather wait if it doesn't take so long.
 それほど時間がかからないようならばお待ちしたいのですが。

とすると、if it doesn’t take so longで「相手の事情次第では」というような気遣いが感じられるので、少し丁寧な印象になります。

電話で話すのも普通の英語なので、特に怖がることはありませんが、姿が見えないので言葉だけではっきり伝える必要があります。

そのため、今回の4つのケースの表現もそうですが、できるだけシンプルでわかりやすい英語の表現を使うといいですよ!

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