もう焦らない!電話対応でそのまま使えるフレーズを大紹介!

「英語での電話対応は緊張する」、「電話対応となるとなんて言えばいいかわからない」
このような悩みを持つ方は多いです。英語での電話対応を成功させるために必要なのは3つ。はっきりとしゃべる、丁寧な英語をしゃべる、そしてフレーズを丸暗記するです。
今回は英語での電話対応で大切な2つの心がけと、丸暗記して今から使える便利フレーズ8選を紹介します。

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英語での電話対応で知っておくべき2つのこと

実際に電話対応を経験したことがある方はわかるかもしれませんが、顔を見ないでコミュニケーション取るのは難しいです。
また顔が見えないからこそ、言葉遣いには気を付けなければいけません。相手はあなたの話した内容、選んだ単語のチョイスで、あなただけではなく会社も判断してしまいます。
そんな英語の電話対応で知っておくべきことは、2つあります。この2つのポイントを知っておくだけで、精神的にも楽になれば、相手にもいい印象を与えることができるようになります。

1.ミスを恐れず、はっきりとしゃべる
日常会話はもちろんですが、特に英語での電話対応はミスを恐れてはいけません。
そもそも普通に日本語で電話対応をしていても、聞き取れないこともあれば、自分が言ったことが正しく伝わっていないこともありますよね。電話対応というのは難しいのです。

英語での電話対応で絶対にしてはいけないのが、適当に理解したふりをしないこと。ビジネスでの電話対応の場合、相手が重要な情報をあなたに伝えることがあるでしょう。その時に、理解していないのに理解したふりをすると、後々大きな問題につながってしまう可能性もあります。
聞き取れなかったら、「聞き取れない」と言いましょう。最後には、相手の言った情報を復唱してみるといいですね。最悪、上手く聞き取れない・伝えれない場合には、後ほどメールで送ってもらう・送るという手段もあります。

また電話でははっきりとした英語でしゃべりましょう。ぼそぼそとしゃべると、相手に上手く伝わりません。英語に自信がなければ、はっきり、ゆっくり話すことを心がけましょう。

2.丁寧な英語を心がける
電話対応では、あなたの話した内容で判断されます。相手に好印象を与えるためには、丁寧で正しい英語を使わなければいけません。
ビジネスでの電話英語でよく使われるのは、以下の通りです。
・Could
・Would
・Can
・May
例えば、Could I~?やI would like to~ですね。このように、丁寧な英語を話すように心がけましょう。相手へ与える印象は大きく変わるはずです。

また相手に何かをお願いするときや、リクエストをしたときには、Pleaseを付け加えたり、Thank youと言ったりすることが大切です。

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今から使える英語での電話フレーズ8選

今回はそのまま丸暗記するだけで絶対に役立つ英語での電話フレーズを紹介します。
紹介するフレーズはよく使われるものばかりなので、必ず役に立つはずです。ぜひ参考にしてください。

1.This is ~ speaking.
もしもし、~です

電話では自己紹介をすることから始まります。~の部分には自分の名前を入れることで、「~が電話を受け取りました」のニュアンスになります。海外からの電話を受け取った時の、最初の一言がThis is ~ speakingになります。

This is Okugawa, speaking.
奥川が電話を受け取りました。

This is ~ speakingのほかに、Hello, This is ~companyでもいいですね。意味は「もしもし、~社です」。

2.I would like to speak to~. /May I speak with~?
~さんと話せますか?

あなたが相手会社に電話をかけたときに使えるフレーズです。電話を取った相手が異なれば、このフレーズを言って担当者につなげてもらいましょう。

3.How may I help you?
ご用件は何でしょうか?

これは電話を受けたときに使えるフレーズです。同様の意味が、May I help you?です。どちらも簡単なので、実践で使えるようになれたらいいですね。

Hello, this is EnglistA company. How may I help you?
もしもし、EnglistA社です。ご用件はなんでしょうか?
My name is Shumpei from EnglistB company. I would like to speak to Mr Tom please.
私はEnglistB社のシュンペイです。トムさんをお願いいたします。

My name is… / I’m … from 会社名で「~社の…と申します」という意味です。これも重要表現なので、ぜひ覚えてください。

4. I’ll put you through.
おつなぎします。

相手が話し相手を指定した場合には、電話の取次ぎを行わないといけません。
今から、電話の取次ぎを行いますよと相手に伝えるフレーズが、I’ll put you throughです。

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5.Could you hold on a moment please?
少々お待ちください。

相手に待ってもらうときには、Could you holed on a moment please?を使用します。Hold onは「待つ」という意味で、日常会話ではHold on.だけが使用されます。

May I speak with Mr.Tanaka?
タナカさんをお願いいたします。
I'll put you through right now. Could you hold on a moment please?
ただいまおつなぎします。少々お待ちください。

6.I’m afraid I can’t hear you well.
申し訳ございません、よく聞き取れません

英語での電話対応では、相手の言ったことを聞き取れないことはよくあります。その時に使えるフレーズがI’m afraid I can’t hear you well.です。

他に、Could you speak a little more slowly please?も覚えておくといいでしょう。意味は「もう少し、ゆっくり話してもらってもよろしいでしょうか?」です。

7.Could you repeat that please?
繰り返して頂いてもよろしいでしょうか?

このフレーズは絶対に覚えておきたいです。
相手が伝えた情報を確認するためのフレーズです。電話中に取ったメモと照らし合わせながら、確認するといいですね。

8.I’m sorry, ~is busy at the moment. Can I take a message?
申し訳ございません、~はただいま手が離せません。伝言をうかがいましょうか?

電話の取り次ぎ相手がいつもフリーとは限りませんよね。会議に出席したり、クライアントとミーティングをしていたりすることもあります。
そんな時には、このフレーズを言って用件を伺いましょう。

I’d like to speak to Mr.Tom.
トムさんをお願いいたします。
I'm sorry, Tom is busy at the moment. Can I take a message?
申し訳ございません、トムはただいま手が離せません。伝言をうかがいましょうか? 

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電話フレーズは決まっている

電話での英語対応は、あるていど言うことが決まっています。つまり、使えそうなフレーズを丸暗記しさえしておけばいいということです。
リスニングスキルも関わってきますが、スピーキングの面だけでいえばフレーズの丸暗記が一番でしょう。

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