英語でのカジュアルメール〜集まりに招待する・される時に使える英語フレーズ

お茶会にランチパーティ、ディナーなど、友人たちとの集まりを企画して、参加呼び掛けするときの主な流れと表現集を作ってみました。内容や日時、場所などを伝えれば最低限の用は足せますが、気配りを発揮してスマートな印象でこなしたいときの英語表現のアイディアをご紹介します。

■招待状の内容は

イベントの計画を立てたら、まずは日時や場所とともにイベントの概要をお知らせします。
なお、幹事は「organizer」、参加者は「attendee/s / participant/s」（※attend＝参加する）と呼びます。

まずは、書き出しから。

・Save the date － 20th April
（4月20日は空けておいてください。）

・Please save the date for ◯◯ our coffee morning － 20th April. 
（◯◯を催しますので、4月20日は空けておいてくださいね。）
※coffee morningとは、午前中に開くお茶会のことです。

・I would love to have you over for dinner.
（ディナーにお招きしたいと思います。）

・◯◯ will host our potluck lunch at her house.
（◯◯さんが、自宅で持ち寄りランチパーティを主催してくれるとのことです。）

・If you have time please come and join ◯◯．
（都合が良ければ是非◯◯に参加してください。）

・Please join us for ◯◯.
（◯◯に是非ご参加ください。）

続けて詳細です。主な内容は次のようなところでしょうか。
日時：Time and Date
場所：Venue / Place
進行予定：Agenda
参加費：Fee

・Fee USD 10 per person
（参加費一人10米ドル）

・Free
（参加無料）

服装：Dress code
・Dress code: Smart casual
（ドレスコードは、スマートカジュアル）

■食べ物に関する注意事項

参加者の中には、アレルギーや好き嫌いのある人もいるかもしれません。念のために聞いておくとよいでしょう。

・Let us know if you have any food sensitivities / dislikes.
（アレルギーや好き嫌いがある場合はお知らせください。）

持ち寄り制（potluck）の集まりであれば、

・Please bring a dish to share.
（何か一品お持ちください（持ち寄り制です）。）

参加者は、持って行くものが決まっているなら、事前に伝えておくと準備する方は助かります。

・I will bring some Japanese treats to go with coffee.
（コーヒーに合う日本のお菓子を持って行きますね。）

多様性社会ですから、宗教や習慣の異なる参加者もいるでしょう。持ち寄り制の集まりを呼び掛ける場合は、宗教上禁じられている食物などは避けるよう、参加者に事前にリマインドしておくと誰もが安心して楽しめますね。

・Please refrain from bringing any kind of dishes with pork or beef in it.
（豚や牛製品の入った料理はご遠慮ください。）

・Just a gentle reminder that some of the attendees have food preferences.
（参加者の中には、食べ物に制限がある方もいるのをお忘れなく。）

持ち寄り制でないならば、

・Just bring yourself.
（手ぶらでお越しください。）

■その他

週末や夜のイベントなどだと、夫婦で行ったほうがいいのか、子どもはどうしたらいいのかなど考えてしまうことがあります。招待状に指示が書いてあると参加者は助かります。

・Bring your spouse / partner.
（配偶者／パートナーとご一緒にどうぞ。）

・Adults only.
（参加者は大人のみ。）

・Bring your kids.
（子供連れ歓迎。）

案内に会場までの道順説明や地図を添付するときは、

・Here is the directions to ◯◯’s house / my place.
（◯◯さん宅／我が家への道順は次の通り。）

・The map is attached.
（地図を添付します。）

道に迷ったときや、急な連絡が必要になったときのためにも電話番号を伝えておくのをお忘れなく。

そして、最後は、「お待ちしています」のひと言を添えましょう。

・I hope you will be able to make it.
（お待ちしています。）

・Hope to see you all there!
（皆さんにお会いするのを楽しみにしています！）

■参加可否連絡のお願い

参加者の人数を把握しておきたい場合は、返事をくれるよう依頼しておきましょう。
招待状によく見かける「RSVP」。フランス語のRépondez s’il vous plaît（Please respond）の略で、「お返事ください」の意味です。

・Please RSVP.
（参加可否をご連絡ください。）

下記の表現も同じ意味です。

・Please let me know if you are able to attend.
（参加出来るかお知らせください。）

・Kindly confirm by email.
（メールでお返事お願いします。）

「by ◯◯」（◯月◯日までにお願いします）と、返信の締切日を設定しておくと予定が立ちますよね。

さて、招待された側が参加するかどうかの返事をするときは、いずれかのようになりましょう。

・I will be there.
（参加します。）

・I will attend from afternoon.
（午後から参加します。）

・I will come after ◯◯.
（◯◯を終えてから行きます。）

・I would love to come but unfortunately I have an appointment / another commitment.
（是非参加したいところですが、あいにく約束が／他の用事が入ってしまっています。）

・Therefore, I won’t be able to join.
（そのため、参加することが出来ません。）

・Sorry to miss the opportunity to join you.
（折角の機会を逃すことになり、残念です。）

・I would love to come next time.
（次回こそ参加させてください。）

予定がまだ分からないようでも、取り急ぎその旨伝えておけば先方も心づもりが出来ます。

・I’m not sure if I can come yet. I will let you know by ◯.
（行けるかどうか、予定がまだ分かりません。決まったら◯日までにご連絡します。）
そのような連絡をもらったら、次のひと言を返しておけばよいでしょう。

・We hope you can make it.
（来られることを願っています。）

期日を過ぎても音信のない人には、念のためもう一度だけ連絡を入れておきましょうか。

・Those who haven’t confirmed yet please send me an email to confirm.
（まだ参加表明されていない方は、当方までメールでご連絡ください。）

・Sorry for late reply. I will be there.

（返事が遅れてすみません。参加します。）

返信をもらったら、受付けした旨を知らせるためにも、ひと言再返信しておくと相手に安心してもらえます。

・So glad you will be able to join.
（来てくれるそうで嬉しいです。）

・Please get ◯◯ come too.
（◯◯さんもご一緒にどうぞ。）

・It’s a pity you cannot make it this time.　
（今回来られないとのこと、残念です。）

・Please join next time.
（次回は是非。）

そもそも、参加表明はいらないというのであれば、次のように書いておくと参加者も気がラクです。

・No need to RSVP.
（RSVP不要（返答不要））

・ Just come and join if you can.
（参加自由）

・No need to make reservations.
（予約不要）

意外に来られる人が少なそう？　

・As many of you were not free on ◯, the plan has been revised.
（◯日は都合の付かない人が多かったので、プランを変更しました。）

■日にちが迫ったらリマインド

当日になって、「うっかり忘れてた！」なんて人が出ないよう、前日くらいになったらReminderを出しておくとよいでしょう。
「See you tomorrow / Looking forward to seeing you tomorrow at ◯◯. Have a nice day!」（それでは明日お会いしましょう／明日◯◯で会うのを楽しみにしています。それでは！）で十分です。

誰が参加するのか事前に皆にお知らせしておきたいときもあるでしょう。「Those who have confirmed are the following:」（参加予定者は次の通り：）と書いて、参加者の名前一覧を続けてください。

■集まりが終わったら

集まりが終わったら、翌日にでも改めて簡単なお礼のメッセージを送るとスマートです。

・It was nice seeing you all yesterday.
（昨日は、皆さんにお会いできて嬉しかったです。）

・Sorry to have missed some of you.
（皆さんの中で、来られない人がいたのは残念でした。）

・Thank you for inviting me / us.
（私／私たちをお招きいただき、ありがとうございました。）

・Thank you ◯◯ for organizing / coordinating / hosting. 
（幹事／コーディーネーター／主催者の◯◯さん、ありがとうございました。）

あるいは主催者側が、来てくれた皆さんにお礼を伝えたいときは、

・I had a great time and hope you too.
（素晴らしい時間を過ごせました。（あなた（皆さん）にも）楽しんでいただけたのであれば、嬉しいです。）

楽しかった時間を忘れないよう、撮った写真をシェアしようという場合は、

・Attached the photos taken from my camera today.
（今日、私が撮った写真を添付します。）

・Here some photos taken at our get-together.
（集まりで撮った写真をいくつか送りますね。）

■まとめ

これでもう、イベントの呼び掛けは出来そうな気がしませんか？　さらに自分らしいアイディアも追加して、皆さんに楽しんでもらえたら嬉しいですね。