怖くない!ビジネスメールこれ一本で完璧テンプレート!

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いまや、日本の市場も飽和状態。これから先は、英語でのやり取りを通して、ビジネスを進めていかなければいけないケースも増えてくることでしょう。
会話での対応は、現場での鍛錬がないと厳しいところもありますが、例えばE-mailでの対応であれば、インターネットの翻訳を駆使すれば、何とかなるはずです。
とはいえ、ただ翻訳ソフトをそのまま送ってしまえば、相手に通じなかったり、「こいつ英語喋れないんだな…。」と見過ごされてしまうこともあるでしょう。

実際に使われている英語を生かして、普段仕事で使っているようなビジネス文書を英語で書いてみましょう。

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◼︎ アポイントメール

営業であるあるな商談に持ち込む為の第一歩でもあるアポイントを例に取ってみます。
欧米諸国では、いわゆる会社のホームペジから直接メールを送るケースは稀で、たいていは誰かの紹介で繋いでもらうようなケースが殆どです。
必要な項目は、日本と同じく、件名・前文(簡単ない挨拶、自己紹介)・本文(メールの目的部分)・末文(簡単な補足)の構成となります。
これに加えて、頭語と結語で挟むと、綺麗なメールとなります。

– 頭語

Dear Andrew,

日本語で「◯◯様」に当たる部分。
Dearが一般的ですが、少しカジュアルになるとHelloやHiなどを使うこともあります。
その後には名前が入ってくるのですが、ここでMr.やMs.を付け加えるとさらに丁寧となります。
相手がわからなく、部署に投げる時はDear ◯◯ sales teamなど、teamを使ってみましょう。

– 自己紹介

I am Yamada of ABC corporation. I’m in charge of the marketing section of Sales Department. I was introduced you by Suzuki.
私はABC会社の山田といいます。同社、営業部のマーケティングを担当しています。鈴木さんに、あなたを紹介していただきました。

英語の文では簡潔であることが好まれますが、それは余分な文書は省くということです。
上記の例文では、先方がすでにABC株式会社と繋がりがあり、鈴木さんが同社の人間で、その紹介であることを想定しています。
もし、最初に送るのであれば、ABC株式会社の簡単な補足が必要となってきます。

ABC corporation based in Tokyo, Japan is a leading advertising agency. We have some electronics company like XYZ electronics.
ABC会社は日本の東京を拠点としている広告代理店です。XYZ電機などの顧客を抱えています。

どのような実績があるかも、簡単に触れておくと、相手の信頼を取ることができますね。

– 本文

This time, I am writing to you regarding the introduction of our new product.
 I was wondering it would be possible for us to meet and explain it to you.
今回、メールを送ったのは弊社の新製品について案内したいと考えていたからです。
 あなたにお会いして、説明の機会をいただくことはできないでしょうか。

要件は二行で済ませてしまいましょう。
詳しく説明するのは会ってからなので、ここで力を入れるところではありません。
広告的な文書ほど長くなりがちでスパムと思われてしまいますので注意しましょう。
be + wonderingは思っていることを伝える時に、よく使う表現です。thinkと違って、伺っている要素が強いです。
wouldは丁寧な表現をする時によく使います。

– 末文

Please let us know the best date for you. We hope to have a fruitful at that time.
ご都合のよろしい日を教えてください。有意義なお話し合いができればと思います。

let me knowは知らせて欲しい時に使う表現で、さまざまなケースで用いられることが多いです。
最後に、hopeやwishなどの表現を使うと、先方に良い印象を与えます。
相手の日程を伺う時には、条件によってさまざまですが、こちらで希望の日程が決まっている時などはIf possible, please spare the time to meet with us on April 1st.(もし可能であれば、4月1日で調整することはできないでしょうか。)などの言い回しをすることもできます。

– 結語

Sincerely, Taro
心から。太郎

英文メールでは、署名の前に一言、挨拶をいれると丁寧な文書となります。
これには幾つか種類があり、丁寧な順番でRespectfully / Sincerely / Best Regards / Regards / All the Best / Best があります。
個々によって、使い方はさまざまなので、相手のメールを見て、自分の感覚を養っていくといいでしょう。

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◼︎ 後追いメール

返事が来ていないメールに、相手がメールを見ているかどうかを確認する時は下記のような言い回しとなります。

Could you let me know what’s going on?
こちらの件は、どのような状況か教えてくれませんか。

忙しいとメールの返信を忘れがちなこともあります。
そういった時は、後追いをしてみるのもありです。

上記で説明した文書を骨組みとして、状況に応じたメールを作成してみましょう。
また、返信やどうしてもスケジュールを変更しなければならない場合には、これらにあるような言い回しで相手に失礼がないように返答をしてみましょう。

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◼︎ 返信メール

相手から日程の候補が送られてきて、これに対する回答をする際の言い回しは下記です。

Thank you for replying during a busy time. How about April 1st?
お忙しい中、お返事いただきましてありがとうございます。4月1日はいかがでしょうか。

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◼︎ リスケメール

急に、どうしても外せない用事があった時はリスケジュールをしてもらうしかありません。
せっかくもらった日時の変更なので、慎重に対応しましょう。

Due to something urgent that has come up, I would like to re-schedule our meeting on next Wednesday or Friday.
急に緊急にやらなければならないことが起こってしまった為、次の水曜日か金曜日にリスケジュールすることはできかねないでしょうか。

理由をきちんと説明することは第一です。
その後に、きちんとリスケジュールの案を含むようにしましょう。
可能であれば、メールではなく電話から謝罪とリスケの連絡をすると、齟齬が生まれないで済みます。

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◼︎ お礼メール

貴重な時間をもらって後のお礼メールは、きちんと誠意を込めて行いましょう。

I would like to express our appreciation for taking your time to meet with us today.
Looking for your positive response.
本日は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
前向きなご検討を楽しみにしております。

いかがでしたでしょうか。
特に丁寧な言い回しをピックアップしたので、失礼となることはないことでしょう。
恐れずに、上司にCCをつけて、ドヤ顔で送ってやりましょう。

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