電話でアポを取る(1)基本編

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 商談のスタートは、まず相手と会う予約(appointment)をすることです。日本語でも「アポを取る」と言いますが、海外に住んでいる相手でなければ、この段階はふつう電話を使います。

 当然、電話に特有な言い回しも少しはありますが、今回は用件を伝えて日時を設定する時に使う表現に重点を置いて、実用的なフレーズを勉強していきましょう。

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1.相手に電話をつないでもらう

 まず自分の会社名と名前を告げることから始まりますが、オペレーターが出たり、直通電話でも本人以外の人が出たり、ということがあります。その場合は本人につないでもらいます。

I’d like to make an appointment with Mr. Brown.
 ブラウンさんとアポイントメントを取りたいのですが。

I’m calling to make an appointment with Mr. Smith.
 スミスさんとアポイントメントを取りたいのですが。

会話例1
A: Good afternoon, XYZ Corporation. May I help you?
B: Hello, this is Aoki calling from ABC Company. I’m calling to make an appointment with Mr. Jones.
A: Could you hold on a second? I’ll put you through to Mr. Jones.

A:XYZコーポレーションです。ご用件をどうぞ。
B:ABC社の青木です。ジョーンズさんとアポイントを取りたいのですが。
A:少々お待ち下さい。ジョーンズにおつなぎいたします。

make an appointment with:(人)とアポイントを取る
 「アポイントを取る」はこれを覚えておけば大丈夫です。

 電話をかける時に、”This is〜”と言って名乗るというのは定番ですが、こうしなければマナー違反ということではなく、”My name is〜”でもまったく問題ありません。普通に話せば大丈夫です。

put A through to B:AをBにつなぐ
 会話例ではA(受ける側)が使っていますが、相手の代表番号にかけている時などは、次のように自分の方から頼む場合もありますので覚えておきましょう。

Could you put me through to Mr. Yamamoto?
 山本さんにつないでください。(山本さんをお願いします。)

もちろん、May I speak to〜?と言ってもかまいません。

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2.用件を伝える

 相手につながったら、何のために面会したいかという用件を伝え、日時をセットします。

I’m hoping we can arrange a time to meet.
 一度お目にかかれればと思います。

I’d like to meet you in the near future to run through Project A.
 近いうちにお目にかかってプロジェクトAの話をしたいのですが。

会話例2
A: Hello, Mr. Aoki. Thanks for calling. How can I help you?
B: I’m hoping we can arrange a time to meet. Is it possible for me to visit you to discuss the price issue?
A: That’s fine with me. When would you like to come?

A:青木さん、お電話ありがとうございます。どのようなご用件ですか?
B:一度お目にかかれればと思いまして。価格の件についてそちらにうかがってお話ししたいのですが、よろしいですか?
A:もちろんです。いつ頃いらっしゃいますか?

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3.日程を決める

 相手の都合を聞いて日時を決めますが、その日では都合が悪い場合は調整する必要があります。

How about next Monday, at 2 o’clock?
 次の月曜日の午後2時はいかがですか?

Does 3 pm work for you?
 午後3時ではいかがですか?

I’m sorry, but I’ll be busy next week. How about the week after?
 申し訳ありません。来週は忙しいのでその次の週はいかがですか?

work:都合が良い
 このworkは「労働する」のではなく「機能する」の意味で、日程ならば「都合が良い」になります。サッカー中継で「ディフェンダーが効いているので、なかなかゴール前でフリーになれませんね。」などと解説者が言いますが、この「効いている」もworkです。

会話例3
A: Is July 15 food for you?
B: I’m afraid I’ll be busy all day on 15. I’ll be available on 16.
A: Then let’s make it on 16. Could we say at 9:30 am?

A:7月15日はご都合がよろしいですか?
B:あいにく終日忙しいです。16日なら空いています。
A:では16日にしましょう。午前9時半はいかがですか?

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4.会う場所を決める

 面会の場所はお互いのオフィスのことも、そうでない場合もあります。

I’ll visit your office at 11 am.
 11時におうかがいします。

How about 3 o’clock at the hotel entrance?
 ホテルの入り口に3時ではいかがですか?

会話例4
A: Is July 15 food for you?
B: I’m afraid I’ll be busy all day on 15. I’ll be available on 16.
A: Then let’s make it on 16. Could we say at 9:30 am?

A:7月15日はご都合がよろしいですか?
B:あいにく終日忙しいです。16日なら空いています。
A:では16日にしましょう。午前9時半はいかがですか?

Are you against the idea of 〜?
 〜という考えに反対ですか?

会話例5
A: Why don’t we meet on June 20 when I arrive in Japan?
B: That’s fine. Then I’ll pick you up at the airport at 12 noon.
A: Thank you very much. It’s so kind of you.

A: 6月20日に日本に着きますので、その日に会いませんか?
B: わかりました。それでは12時に空港にお迎えに参ります。
A: ご親切にありがとうございます。

Why don’t we〜?:〜しませんか?
 勧誘・提案のWhy don’t you〜?と同様に、主語をweにしたWhy don’t we〜?もよく使われます。「一緒に〜しませんか?」という時にぴったりの表現です。

 これらの他にも予定を変更する時や、当日になって遅れてしまう時の連絡などがありますが、今回の基本的な表現は練習してしっかり使えるようになってください。基本的に電話で、相手は目の前にいませんので付せんにメモして目の前に貼り付けておくのもいいですよ。

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