クライアントとアポイントメントをとる時の英語表現集~英語でビジネスメール①

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仕事では、クライアント訪問や会議などで約束(アポイントメント)を取りつけることもしばしばあることと思います。
この記事では、そんな時に役立つ便利フレーズをご紹介していきたいと思います。

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(1)まずは会いたいことを伝えよう

クライアントにアポイントを取る時は、まず相手に会いたいと伝えることが必要ですよね。そんな時はこのような表現を使ってはいかがでしょうか。

“I will come to your office on this Friday. Would it be possible to have a brief meeting?”
(今週の金曜日御社にお伺いする予定です。少しお会いすることは可能でしょうか。)

「伺う」という行動を“visit”(訪ねる)や“go”(行く)ではなく、 “come”(来る)という動詞で表現するところがポイントです。このように、英語では話しかけている相手の立場にたった動詞を選ぶことがよくあります。
日常会話で「今行くよ!」という時に使う“I’m coming!”も同じです。 また、先日名刺交換しただけでほぼ初対面の相手に連絡したい時には、「会いたい」よりは、「(会う)機会が欲しい」と少し謙虚な表現がよかったりするかもしれません。

“I was wondering it would be possible to give us an opportunity to introduce our product / service.”
 (弊社の製品(サービス)を紹介する機会を頂くことは可能でしょうか。)

(2)相手の都合を聞いてみよう

相手の都合を聞くフレーズはビジネスに関わらずよく使うので、いくつか覚えておくと役立つのではと思います。

“When would it suit you?”
(ご都合よろしいのはいつでしょうか。)

こちらから日程は提案しないでまずは相手の予定を聞きたい。いわゆるオープンクエッションがしたい時には、この一言が使えます。

また、こちらから何日か候補日を挙げて、相手の予定をきくことも多いと思います。その場合は、“availability”という単語を使ったこの表現が便利ですよ。

“I would like to ask you the availability on 6th, 9th and 10th.”
 (6日、9日、10日のご都合をお伺いしたいのですが。)

この表現は日時だけでなく時間の都合を問い合わせる時にも使えます。時間を確認したい時は、たとえばこのような感じで使ってみてください。

I would like to ask you the availability on tomorrow morning.
 (明日午前のご都合をお伺いしたいのですが。)

(3)予定を変更したいときは謝罪を込めて

何らかの事情でせっかく取りつけた約束を変更しなければならなくなることも時にはありますよね。 「申し訳ない」という気持ちを込めた表現は“I am sorry”のほかに、“I am afraid”もよく使われます。

“I am afraid that our sales manager will have to go to Vietnam for business trip next week.”
(申し訳ありませんが、営業部長は来週ベトナムへ出張することになりました。)

改めて日程調整する場合は、(2)でご紹介した表現でもう一度相手の都合を確認するのもいいですし、“reschedule”という動詞もよく使われます。

“Would it be possible to reschedule this meeting from 6th to 15th?”
 (この会議を6日から15日に変更することは可能でしょうか。)

(4)キャンセルしたい時は“that”のあとを変えるだけ

予定をキャンセルしたい場合は(3)でご紹介した“I am afraid that”のあとを「キャンセルしなければいけなくなった」という文面に変えるだけで簡単に文章を作ることができます。

“Our sales manager will have to go to Vietnam for business trip next week. I am afraid that I have to cancel TV conference of next week.”
(弊社の営業部長が、来週ベトナムへ出張することになり、申し訳ありませんが来週のテレビ会議はキャンセルさせて頂かざるを得なくなりました。)

忙しい中予定を空けてもらっていたところにキャンセルのお願いをするわけですから、このような謝罪の一言をメールの文末に付け加えるのオススメです。

“We are really sorry for any inconvenience caused.”
 (ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。)

(5)まとめ

要点がまとまってシンプルであることが求められるビジネスメール。
ですが、ちょっとした表現の違いでこちらの気持ちや相手への配慮を込めることができます。
今回ご紹介したほかにもいろいろな表現があるので、企業のホームページなどで、お詫び文などで使われている表現を見てみるのも結構勉強になり面白いですよ。

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