海外からのお客様が!準備はいいですか?

海外の取引先企業から、お客様の訪問を受けることになりました。あなたの仕事は空港でお客様をお迎えすることから始まります。また会社に到着てから実際の商談を始めるまでの会話表現をご紹介します。

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1.空港での会話

(1)空港で出迎える

今回は、電話やメールではやりとりを何度もしているけれど面識がないお客様、という設定にします。(よくあるケースだと思いますので。)

Cameron:Excuse me, but are you Mr.Kobayashi of Express Co., Ltd.?
失礼ですが、エクスプレス社の小林さんですか?
Kobayashi:Yes, are you Mr. Cameron?
はい。キャメロンさんですか?
C:Yes, nice to meet you.
はい。はじめまして。
 K:Nice to meet you, too.
 こちらこそ、はじめまして。

空港で入国した時によく見かける光景ですが、人の名前を書いたカードか何かを持って立っている人がいますね。今回はそれがあなたの役目です。あらかじめメールなどで「ゲートを出たら右側で、Mr. Cameronと書いたカードを持って立っています」などと打ち合わせておき、それを見つけてくれたらこの会話に入ります。

Kの最後のセリフは、同じことをくり返すのでもいいですが、

It’s a pleasure to meet you.

という風に言ってもいいですね。そして

I’ve been looking forward to seeing you.
お目にかかるのを楽しみにしていました。

または

I have been expecting you.
お待ちしていました。

と歓迎の気持ちを表しましょう。また、出会った時に遠くから来ていただいたことに感謝の気持ちを伝えることも大切です。

Thank you very much for coming.
お越し下さりありがとうございます。

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(2)会社/ホテルに案内する

空港からは、直接会社にお連れするか、または先にチェックインしてもらうためにホテルにご案内するかのどちらかになります。

I’ll take you to our office directly.
直接当社にご案内します。

I’ll take you to the hotel first.
まずホテルにご案内します。

予定次第では、先にホテルでしばらく休んでいただく時間があります。その後に迎えに行くことを伝えます。

I’ll pick you up at 2 a.m. and take you to our office.
2時にお迎えに参りますので、それから当社にご案内します。

会社に案内する前に当日はホテルで休んでいただき、翌日会社に来ていただくというスケジュールもあります。

I’ll pick you up at the hotel at 9:30 a.m. tomorrow.
明日の朝9時半にホテルにお迎えに上がります。

Let’s meet at the lobby.
ロビーでお目にかかりましょう。

翌日会社で会うことにした場合、今日のうちに何か必要なことがあれば連絡できるように、連絡先の電話番号を伝えておくと良いでしょう。

In case you need some help, please contact me at xxx – xxxx.
何かありましたら、xxx -xxxx にご連絡ください。

Somebody can help you in my absense.
私が不在でも誰かが対応します。

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(3)その他、付随する会話

お客様と会って一通りのあいさつを済ませたあと、その場から移動する途中や、次の行き先に案内する車の中での軽い会話で、相手との最初のコミュニケーションを図りましょう。

手始めに無難なのが

How was the flight?
飛行機はどうでしたか?

Did you have a good flight?
空の旅は快適でしたか?

You must be tired after a long flight.
長いフライトでお疲れでしょう。

最後の文のように相手に対する気遣いを言葉に出すと、さらにいいですね。次に、お客様の荷物が多そうだったら手伝うことを申し出ることもあります。

May I help you with your luggage?
お荷物をお持ちしましょうか?

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2.オフィスでの会話

さて、お客様がオフィスに到着しました。ここからは出迎えた人の他にも別の社員(あるいは上司など)がいると想定して会話を進めます。(あいさつなど重複する部分もありますが、何から何まで1人で完結するのも不自然ですので、そのように設定します。)

(1)まず感謝の気持ちから

まず、やはり遠来のお客様に対して感謝の気持ちを表すことから始めましょう。

Thank you very much for taking time to visit us.
お時間を取ってご訪問いただき、ありがとうございます。

もちろん、応接室にお通ししてからこちらの人数がそろって顔を出すまでお待たせしてしまうことがあります。その場合は、お待ちいただいたことについてもお礼を言います。

Thank you so much for waiting.
お待たせいたしました。

もっとも、あまり長くお待たせしたことがはっきりしている時には、

I’m sorry to have kept you waiting.
お待たせいたしまして申し訳ございません。

というようにお詫びする表現を入れることも必要です。

さらに、そう何度もない海外からの訪問ですから、貴重な機会をどれほど期待していたかを伝えます。これは先ほどのI’ve been looking forward to seeing you.と同じ形を使って

We’ve been looking forward to your visit.
ご来訪を楽しみにしておりました。

念のため確認しておきますが、looking forwad の後は上の文では動名詞(〜ing)、下の文では名詞と、どちらにしても名詞を使っています。原形の動詞を使わないように気をつけましょう。

また、これを空港の場面で出てきたI have been expecting you.の形を使えば、次のように言うことができます。

We have been expecting your visit.

これまで電話やメールで話をしていた人にとっても、まったく接触がなかった人にとっても、直接会って話すのは初めてですので、それについて喜んでいることを伝えましょう。

It’s a great pleasure to finally meet with you in person.
やっと直接お目にかかることができ、とてもうれしいです。

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(2)感謝フレーズを増やそう

感謝のフレーズをいくつも挙げましたが、だれでも感謝してもらって悪い気はしないので、感謝・お礼の言い方はいくつ覚えておいてもいいと思います。

「ありがとう」1つにしても、Thank you.やそれに少し修飾がついた Thank you very much (so much).ばかりではありません。先ほどのThank you so much for visiting.と同じことを言うのでも

I’m thankful you have come a long way.
遠いところわざわざお越しいただいて感謝しております。

という言い方ができます。また「直接お目にかかれて」の文も次のような言い回しを使うことができます。

Thank you very much for the opportunity to see you in person.
実際にお目にかかれる機会を作っていただき、ありがとうございます。

感謝の気持ちを表す時、1つ気をつけてほしいことがあります。日本語だとこういう時に前置きのように「お時間をとらせてしまい申し訳ございません」などと言う傾向がありますが、この(少なくとも表向き)謝罪表現を礼儀のように使う習慣は英語の世界にはありません。英語で感謝を表すのにsorryなどの単語は不要、というより使ってはいけません。

それよりも、grateful、thankful、pleasure、happy、gladなど「感謝・喜び」の単語はたくさんストックしておきましょう。

これで海外からのお客様をお迎えすることができました。ここからは、打ち解けたムードでビジネストークに集中できますね。ご成功を祈ります。

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