英語でできますか?病欠・遅刻・早退の正しい連絡方法

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仕事をする上で「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」が欠かせないと言いますが、そのうちの「れん」に当たる連絡の中で、遅刻・早退・休暇などの連絡をする時の英語を勉強しましょう。

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1.遅刻の連絡をする

遅刻することを伝える場合は、次の2つが大切です。
(1)まず謝る
(2)遅れること(I’ll be late)を伝える
(3)いつ頃会社に出られるか伝える

I'm sorry I'll be a little late getting to the office. I have some problem at home.
申し訳ありませんが、会社に着くのが少し遅れます。家でちょっと問題がありますので。

遅刻の原因は、体調が悪い時もあれば寝坊のこともあります。言えることははっきり言えばいいですが、とりあえずの連絡は手短にしましょう。この段階ではhave a (some) problem と言えばそれ以上追及されることもないでしょう。

ただし、遅刻して会社に着いたら、遅れた理由はきちんと言えなければいけません。典型的なのは、電車(バス)が遅れた・事故があった、寝坊した、といったような場合ですので例として挙げてみます。

The (My) train was delayed.
電車が遅れました。

There was an accident on the Keio line.
京王線で事故がありました。

I overslept.
寝坊しました。

The bus was late because of the traffic jam.
バスが交通渋滞で遅れました。

The bus was delayed by the heavy traffic due to an accident.
事故渋滞でバスが遅れました。

最後に、会社に出られる時間の目安にも触れた連絡のしかたです。

Good morning. I'm not feeling well now. But I'll be able to come to the office in this afternoon.
おはようございます。今のところ体調が悪いのですが、午後にはそちらに着けます。

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2. 病欠することを伝える

I'd like to take the day off, because I'm sick.
具合が悪いので休みたいのですが。

「休みをとる」はtake a day offで、この文ではtheになっていますが a も使えます。厳密に言えば、a day だといつなのか特定していないことになりますが、朝の時間に「具合が悪い」と言っている人が休むのは、日付を指定しなくても今日だということはわかります。

I've come down with a bad cold. 
ひどい風邪で寝込んでしまいました。

 come down with〜は「〜の病気にかかる」という慣用表現です。

I’m home sick.(具合が悪いので家にいます。)について

I’m home sick.と聞いたら、「ホームシック」と紛らわしいですか?たしかにhomesickは正しい英単語で、I’m homesick.という英文は「私はホームシックです。」という意味になりますが、あなたが朝会社に電話してホームシックと誤解される可能性はゼロです。

状況もそうですが、この2つは言い方が違います。I’m home sick.は3つの単語それぞれを強く言います。あえて弱く発音するとすれば最初の I’m のみで、home、sickは完全に独立して発音します。一方、I’m homesick.の場合、強勢があるのはhomeだけですので聞いた感じは全然違います。

I won't be coming to the office today.
今日は休みます。

在宅勤務が可能な雇用形態であれば次のようなフレーズもあり得ます。

I'd like to work at home today.
家で仕事をしたいのですが。

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3. 休む時の引き継ぎ

体調が悪くて休むのはしかたありませんが、自分がいない間に本来処理しなければならない用件が会社に舞い込むことはあります。そんな時に、他の人でも対応できるように最低限の引き継ぎをすることは必要です。

(1)誰か他の人ならわかる場合

If you have any urgent matter, please ask Mr. Kobayashi.
何か緊急の用件があったら、小林さんに聞いてください。

(2)最悪の場合、自宅に電話してもらう。

You can call me if you need anything.
必要なら電話してください。

If anything urgent comes up, please call me at home.
緊急の用件があったら、自宅に電話してください。

このcome upは何かが「起こる」という意味の使い方です。

*休みの連絡を受ける

今回のテーマは主に連絡を「する」方ですが、あなたも連絡を受ける側になるかもしれません。その時は、休む人を気遣う一言を添えて、相手ができるだけ不安にならないように応対することが大切です。

I'm sorry to hear that you are not very well. 
具合が悪くて大変ですね。
Off course, you can have the day off today. 
もちろん、お休みいただいてかまいません。
Have a good rest.
ゆっくり休んでください。
Please take care of yourself.
お大事になさってください。
Don't worry about work. We'll take care of it.
仕事はご心配なく。私達がカバーします。
We are not so busy today. 
今日はそれほど忙しくないので。

(3)家でメールチェックできる環境を会社が作ってくれている場合

I'll be checking my e-mail at home.
家でメールはチェックしているから。

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4. 早退・休暇

会社を早退したり休んだりする時は、予定があって前もって申し出る場合と、当日や前日など直前になって伝える場合があります。

(1)直前に伝える

直前の場合は周囲が予想していないので、伝える時の言い方もそれだけ丁寧な表現を心がけましょう。

たとえば、「差支えなければ」という意味で If it isn’t a problem などを最初に加えるだけでていねいに聞こえます。

If it isn't a problem, I 'd like to leave a bit early.
差し支えなければ少し早めに帰りたいのですが。

たいてい、ランチは交代でそれぞれシフトの時間が決まっていますが、用事があって出る時間を早めたり、ランチの時間自体を延ばしたりすることがあります。この場合も周囲への気遣いの一言を加えましょう。

If it isn't a problem, I 'd like to have an early lunch.
差し支えなければ早めにお昼に出たいのですが。

If it isn't a problem, I 'd like to take a long lunch.
差し支えなければお昼を長めにしたいのですが。

顧客先を訪問したあと会社に戻らずそのまま帰宅する、いわゆる「直帰」。

I'd like to go straight home after visiting A Company.
A社を訪問したあと直帰しようと思います。

(2)前もって伝える
基本的な伝え方は、直前でも予め伝える場合でもかわりませんが、前もって伝える場合には「いつ」をはっきりと言わないと、伝える意味がありません。

I'd like to have Monday afternoon off.
月曜日の午後を休みにしたいのですが。

Could I take the day off on 22 September?
9月22日に休みを取ってもいいですか?

Wouldn't it be possible for me to take the day off next Tuesday?
来週の火曜日に休みをいただけませんか?

夏休みなどの長い休暇は、日付が確定できなくてもとりあえず大まかな時期を意思表示しておきます。

I'd like to have (take) a vacation sometime in August.
8月のいつかに休暇を取りたいと思います。

ここまでお読みいただいたとおり、特にむずかしい表現というのはないと思います。遅刻・早退にしても休みにしても、同僚や上司にそれだけ負担をかけているという気持ちを伝えることを大切にしてください。だからといって、Sorryを連発すればいいというものではありませんので、気をつけてくださいね!

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