電話でアポを取る(2)応用編~アポを変更する時、遅れてしまう時など

 いったん設定した予約(appointment)を変更しなければならない時があります。また、当日になって、約束の時間に間に合いそうもなくなった場合も、すぐに相手に連絡しなければなりません。

 どちらの場合も、相手へのお詫びと変更や遅れの理由をきちんと話して、対応までしっかり決める必要があります。

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1.都合が悪くなったことを伝える

 アポイントを取ってもらった日程では都合が悪くなったということと、その理由を伝える表現です。

I’m sorry, but something urgent has come up.
 申し訳ありませんが、急用が入りました。

I’m afraid I can’t come to your office that day.
 申し訳ありませんが、その日はうかがうことができません。

urgent:緊急の

come up:(問題などが)生じる
 基本の意味の「やってくる、近づく」が、近づく対象によっていろいろな場合に使える表現です。同じような例では、
 A difficult problem has come up.
  やっかいな問題が持ち上がった。
 
次のような場合にも使われます。
・近づく:
 The man came up and introduced himself.
  その男が近づいてきて自己紹介した。

・話題に上る:
 His name didn’t come up at the meeting.
  彼の名前は会議で話題に上らなかった。

・(コンピューターなどの画面に)現れる:
 The picture came up on the screen.
  その画像が画面に現れた。

会話例1
A: Hello, Mr. Davis, I’m calling about the meeting next week.
 I’m sorry, but something urgent has come up.
 I don’t think I can make it next week.
B: I understand, Mr. Tanaka.
 When would you like to come?

A:デイビスさん、来週の打ち合わせの件でお電話しました。
 申し訳ありませんが、急用が入りました。
 来週はお伺いすることができません。
B:わかりました。
 いつおいでいただけますか?

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2.日程を変更してほしいと伝える

 変更を了承してもらう、代わりに希望する日程を伝える、相手の希望を聞く、などのケースがあります。忙しくて次の時間をまだ決められない時は、いったんキャンセルして仕切りなおしということもあります。

Is it possible to reschedule my appointment with you?
 約束の日程を変更していただくことはできますか?

Can we postpone our meeting to next week?
 打ち合わせを来週に延長していただけますか?

Will you be available on June 1?
 6月1日は大丈夫ですか?

May I call you again to reschedule our meeting?
 代わりの予定については、改めてお電話してもよろしいですか?

・reschedule:(日程や計画を)変更する
 国際金融のニュースなどで、返済期限の繰り延べに使う「リスケ」rescheduleですが、オフィスでの日程変更でも使っています。
・postpone:延期する
 ”t”の音は普通発音しないで、「ポスポウン」の感じになります。また、put offと言い換えることができます。

会話例2
A: I’m sorry, but I can’t come to your office on June 15.
B: That’s no problem. Would you like to put our meeting off?
A: Yes. Will you be available on July 12?
B: Let me check. Yes, that will be fine.

A:申し訳ございませんが、6月15日にうかがうことができません。
B:わかりました。打ち合わせは延期ですか?
A:はい。7月12日はいかがですか?
B:確認します。はい、大丈夫です。

 日時変更する時のその他のフレーズをもう少し付け加えます。

Is it possible to change our appointment?
 お約束した日時を変えることはできますか。

I’m wondering if we could postpone our appointment.
 日程を延長していただきたいのですが。

I’m sorry to trouble you.
 ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

I’m very sorry for the sudden change.
 突然の変更で申し訳ございません。

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3.時間に遅れることを伝える

 当日になって、急用や交通渋滞などで約束の時間に間に合わない時もあります。状況を説明して謝罪し、何時頃になるかの目安を伝えます。

I’m sorry, but I’m running late.
 申し訳ございませんが、遅れています。

I’m calling to let you know that I’m stuck in the train.
 電車で足止めされたのでお電話しています。

I’ll be there shortly.
 すぐそちらにうかがえます。

会話例3
A: I’m on my way, but I might be a little late.
B: Thank you for calling. We’ll be waiting for you.
A: Thank you. I’ll be there shortly.

A:今向かっていますが、もしかすると少し遅れるかもしれません。
B:お電話ありがとうございます。お待ちしております。
A:ありがとうございます。すぐうかがいます。

・on my way:そちらに向かっているところ
・run late:予定より遅れる
 run lateと言っても走っているわけではありません。earlyやon timeと一緒にも使います。
 I’m running early. I’ll be there before 11.
  予定より早く着くので、11時前にはいます。
 If the train runs on time, we’ll have enough time to talk.
  電車が予定通りだったら、話す時間は十分ある。
・stuck in the train:電車で足止めされて

 
 いかがでしたか?変更や遅れる時と言っても、特に難しい会話表現はなかったと思います。もちろん、わざわざ相手の時間を取ってもらっているのを自分の都合で変更するのですから、どの場合も最初にお詫びの言葉は必要です。

 また、当初の日時をいつに変更するかは、できるだけ自分が行ける時間を先に言って都合が合うかどうか尋ねる方がいいですが、当面予定がなければ先に先方の予定を聞いて、「いつでも合わせます」という姿勢を見せるのもいいでしょう。

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