資料を手早く正確に送る英会話

セールスの最初の段階で、自社についての基本情報や商品ラインアップをひととおり知ってもらうために、パンフレットやPDFファイルなどを送ることがあります。また、先方からの依頼で送ることもありますね。こうした時の英語の表現をまとめてみました。

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1.資料を送る(1)

たとえば、相手先を訪問して、売り込もうとする商品やサービスについてすでに他社のものを使っていると聞いたら、自社製品と比較してもらうために資料を送らせてほしい、という流れになります。

I'd like to send you our brochure.
パンフレットをお送りしたいのですが。

日本語で「パンフレット」と呼んでいるもののうち、商品案内のようなものは英語ではbrochureを使います。製品や企業を説明する案内として広く使われています。pamphletという英語はもちろんありますが、両者には次のような違いがあります(Oxford onlineより)

brochure
とは
A small book or magazine containing pictures and information about a product or service:

pamphletとは
A small booklet or leaflet containing information or arguments about a single subject:

最後が微妙に違う点に注目してください。brochureはabout a product or serviceですが、pamphletはinformation or arguments about a single subjectとなっています。はっきりこうだという線引きはありませんが、学術的な内容を説明するようなものの場合はpamphletが多いようです。

また、pamphletの語義に、bookletとleafletが出てきますが、これは主に形態の違いで、bookletは製本されていますが、leafletは一枚紙(これはflier「チラシ」に近い)だったり、数ページあっても折りたたまれていたりして、本の形ではないものです。

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2.資料を送る(2)

次に、もう少し状況を付け加えて言ってみましょう。

I'd like to send you our service brochure, so that you might compare our service with what you've got now.
パンフレットをお送りして、当社のサービスを現在ご利用のものと比較して頂きたいのですが。

so that 人 may/might 〜 「(人)が〜できるように」で送る目的を表しています。また、資料を送ることを申し出るには、I’d like to〜以外にも次のような言い方があります。

Would you mind sending our product catalog?
当社の製品カタログをお送りしましょうか?(してもいいですか?)

Do you mind〜?でもいいですが、Would you〜?の方が丁寧になります。mindは「気にする」という動詞で、「カタログを送ったら気にしますか?」ということです。ということは、相手の返答は要注意です。

送ってほしい時は、「気にしますか?」に対して「気にしない(I don’t mind)なので、
No, I don’t. Please send one to us.
No, go ahead, please.
No problem.
Not at all.

いらない場合には「気にする(I mind)」なので、形の上ではYes, I do/mind.ですが、あまりにそっけないので、たいていは
Sorry, but we are quite happy with the currennt service at the moment.
などのようになります。

送りますのでご覧ください、と言う時はこんな表現を使います。

I'd like to send you our brochure. Could you just look it over?
パンフレットをお送りしますので、ぜひご一読ください。

look overは「さっと見る」。ここでは日本語の「ご一読ください」がぴったりです。本当はよく見てほしくてもlook overと言うのは英語でも同じ感覚です。

できればついでに他の書類も送って宣伝したいですね。そんな時は

I'll also send you the latest price list.
最新の価格表も同封します。
I'd like to enclose a free sample.
サンプルを無料でお付けしますが。

と、さりげなく提案してみましょう。

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3.送り先

こんなやりとりで、とにかく何かを送っていいということになったら、送付の手続きを確認します。つまり送り先と送り方です。まず送り先です。

To whom will I send our brochure?
どなた宛にパンフレットをお送りすればよろしいでしょうか?

今話している相手に送ってもいいか、あるいはその件の担当者の名前を聞いている場合にその人でいいか、と確かめるには、

May I send it to Mr. Tanaka?
田中様宛にお送りしてよろしいですか?

今話している人は直接の担当ではないとわかっている場合、その部署の担当者の名前を尋ねます。

May I ask the person's name who is in charge of this matter?
この件のご担当のお名前をうかがえますか?

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4.送り方

次に、連絡方法です。ファイルを電子メールで送る、文書を郵送する、あるいはファックスの場合もありますね。まず、相手に連絡する方法を簡単に聞くには

How can I reach you?
どのようにご連絡すればよろしいですか?

これは特に「何を送る」と言っていないので文書に限らず使えますが、次のような言い方もあります。

How would you prefer I send the information?
資料(情報)をどのようにお送りすればいいでしょうか?

preferを使うと相手の意向を大切にしている感じが(少し)出ます。preferは特に大学受験期だとprefer A to B(AをBより好む)の印象ばかり強いですが、単独でも普通に使います。

Our company prefers to pay in arrears.
当社は後払いを希望します。

(前払いなら in advanceになります。)

具体的にどの方法で送るかを尋ねるなら

Shall I send you the information by fax or e-mail?
ファックスか電子メールでお送りしましょうか?

これを先ほどのpreferを使って言って見ましょう。

Would you prefer me to contact you by e-mail or fax?

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5.宛先を確認する

最後に、具体的な宛先を確認する必要があります。

Could I just have your e-mail address?
電子メールのアドレスをお教えいただけますか?

これは次のようにも言えますね。

Would you tell me your e-mail address?
What is your e-mail address, please?
Please let me know your e-mail address.

ファクシミリ(fax number)、郵送先住所(mailing address)をe-mail addressと入れ替えればどのセンテンスも同じように使えます。

最後に、連絡先を口頭で教えてもらった時には、自分の認識に間違いがないか確認(confirm)しておきましょう。

Let me confirm that I have your fax number right.
ファックス番号を確認させてください。

confirmの代わりにmake sureでもいいです。

I'd like to make sure that I have your e-mail address right.
お送り先を正確にいただいているか確認させてください。

メールアドレスの場合は、文字列を確認することが大切です。

Let me spell out your e-mail address.
いただいたEメールアドレスを書いてみます。

もし、聞き取れなかった場合には繰り返してもらいます。

Could you repeat your fax number, please?
ファックス番号をもう一度おねがいできますか?

資料を依頼されてから送るまでの、一連の流れに登場する会話表現をまとめてみました。ご参考にしてくださいね。

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